GeZap-Teammenü
Ihr Team erledigt den Alltag direkt über WhatsApp
Mitarbeiter und Systemnutzer senden /gezap, wählen eine Menüoption aus und bestätigen, bevor etwas geändert wird.
/gezap
Hallo, Ana. Was möchten Sie tun?
Optionen ansehen
- Meinen Kalender ansehen
- Wer schon da ist
- Einen Termin ändern
- Weitere Kalenderoptionen
- Meine Arbeitszeiten
- Produktbestand
- Finanzen
- Unternehmen
- Hilfe
- BeendenBefehlssitzung beenden
So funktioniert es
- 1
Senden Sie /gezap
Über die WhatsApp-Nummer Ihres Unternehmens. Das Menü wird sofort mit dem Namen der Person geöffnet.
- 2
Option auswählen
Einige Aktionen sind direkt auf dem Startbildschirm verfügbar, die übrigen sind nach Aufgaben gruppiert, zum Beispiel einen Termin ändern oder deine Arbeitszeiten ansehen. Jeder Bildschirm enthält eine Liste zum Antippen.
- 3
Bestätigen
Wenn eine Aktion etwas ändert, zeigt GeZap eine Zusammenfassung an und führt sie erst aus, wenn Sie auf „Bestätigen“ tippen.
Alles, was jede Person tun kann
Die Optionen ändern sich je nach Rolle der Person. Wer sowohl Fachkraft als auch Systemnutzer ist, sieht beide Listen zusammen mit den Gruppen Geschäft und Hilfe auf demselben Startbildschirm. Die Gruppe Finanzen wird auch angezeigt, wenn das Unternehmen Finanzen aktiviert hat: für Nutzer mit mindestens einer Finanzberechtigung oder der Berechtigung für das Verkaufsdashboard, für Fachkräfte mit ihren eigenen Verkäufen.
Systemnutzer
19 OptionenStartbildschirm: Geschäftskalender, Nächste Termine, Einen Termin ändern, Räume und Ausstattung, Tagesübersicht, Produktbestand, Finanzen, Frage zu GeZap, Beenden. Jeder Benutzer sieht nur, was sein Zugriffsprofil erlaubt.
| Option | Funktion | Typ | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Direkt auf dem Startbildschirm | |||
| Geschäftskalender | Funktion: Die Geschäftstermine pro Tag, von allen oder von einem einzelnen Mitarbeitenden. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen des Kalenders |
| Nächste Termine | Funktion: Die nächsten Geschäftstermine, von allen oder von einem Mitarbeitenden. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen des Kalenders |
| Räume und Ausstattung | Funktion: Zeigt an, ob ein Raum oder Gerät verfügbar ist. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen des Kalenders |
| Tagesübersicht | Funktion: Die Kennzahlen der täglichen Benachrichtigung, berechnet zum Zeitpunkt der Anfrage. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen von Kennzahlen |
| Produktbestand | Funktion: Geben Sie einen Teil des Produktnamens ein (z. B. Handschuh) und sehen Sie den Bestand an jedem Lagerort. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen des Lagerbestands |
| Frage zu GeZap | Funktion: Fragen Sie den GeZap-Support oder erstellen Sie ein Ticket. | Typ: Frage oder Supportanfrage | Voraussetzung: Nur Zugriff auf das Menü |
| Einen Termin ändernBestätigen, Ankunft oder Nichterscheinen, verschieben, absagen | |||
| Termin bestätigen | Funktion: Bestätigt einen noch unbestätigten Termin für heute oder morgen. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Berechtigung zum Verwalten des Kalenders |
| Ankunft erfassen | Funktion: Vermerkt im Wartebereich, dass der Kunde für den heutigen Termin angekommen ist. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Berechtigung zum Verwalten des Kalenders |
| Nichterscheinen erfassen | Funktion: Markiert einen Termin für heute als nicht wahrgenommen, wenn dessen Uhrzeit bereits verstrichen ist. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Berechtigung zum Verwalten des Kalenders |
| Termin verschieben | Funktion: Verschiebt einen Termin auf einen anderen freien Tag und eine andere freie Uhrzeit. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Berechtigung zum Verwalten des Kalenders |
| Termin absagen | Funktion: Storniert einen der nächsten Termine und benachrichtigt den Kunden. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Berechtigung zum Verwalten des Kalenders |
| FinanzenWie viel heute eingegangen ist, offene Rechnungen, Pix, Kassenbestand, Umsatz, Verkäufe und Ergebnis | |||
| Wie viel heute eingegangen ist | Funktion: Was heute nach Zahlungsart eingenommen und bezahlt wurde, mit den Kartennettoeinnahmen, abgeschlossenen Verkäufen und dem durchschnittlichen Belegwert. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen der Finanzen |
| Heute fällige Rechnungen | Funktion: Die heute fälligen und überfälligen Rechnungen mit einem Link zur vollständigen Liste. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen der Finanzen |
| Pix-Zahlung entgegennehmen | Funktion: Zeigt offene Pix-Zahlungsaufforderungen an und bestätigt den Eingang einer davon genau einmal. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Berechtigung zum Erfassen von Zahlungseingängen und -ausgängen |
| Kasse abschließen | Funktion: Fragt nach dem gezählten Betrag in der Kasse, ohne den erwarteten Betrag anzuzeigen, und schließt die Kasse mit erfasster Differenz ab. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Berechtigung zum Verwalten der Kasse |
| Umsatz | Funktion: Wie viel heute, im Monat oder in einem von dir angegebenen Zeitraum (z. B. März) verkauft wurde. Es ist derselbe Wert wie im Verkaufs-Dashboard. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen des Verkaufs-Dashboards |
| Verkäufe nach Fachkraft | Funktion: Wie viel jede Fachkraft im Monat verkauft hat. Die Fachkraft sieht nur die eigenen Verkäufe. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen des Verkaufs-Dashboards |
| Meistverkauft | Funktion: Die Dienstleistungen und Produkte mit den höchsten Verkaufszahlen des Monats, übersichtlich in zwei kurzen Abschnitten. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen des Verkaufs-Dashboards |
| Monatsergebnis | Funktion: Umsatz, Materialkosten, Provisionen und Monatsergebnis. Kosten und Provisionen werden nur Personen mit entsprechender Berechtigung angezeigt. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Berechtigung zum Anzeigen des Verkaufs-Dashboards |
Mitarbeiter
17 OptionenStartbildschirm: Meinen Kalender ansehen, Wer schon da ist, Einen Termin ändern, Weitere Kalenderoptionen, Meine Arbeitszeiten, Finanzen, Mit jemandem sprechen, Beenden. Aktionen, die den Kalender ändern, hängen davon ab, was die Terminverwaltungsrichtlinie der Fachkraft erlaubt.
| Option | Funktion | Typ | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Direkt auf dem Startbildschirm | |||
| Meinen Kalender ansehen | Funktion: Ihre Termine von heute, morgen, dieser Woche oder einem bestimmten Tag. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Nur Zugriff auf das Menü |
| Wer schon da ist | Funktion: Kunden, die heute angekommen sind und auf ihren Termin warten. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Nur Zugriff auf das Menü |
| Mit jemandem sprechen | Funktion: Beendet die Automatisierung und ruft jemanden aus dem Unternehmen hinzu. | Typ: Eine Person kontaktieren | Voraussetzung: Nur Zugriff auf das Menü |
| Einen Termin ändernBestätigen, Ankunft oder Nichterscheinen, verschieben, absagen | |||
| Termin bestätigen | Funktion: Bestätigt einen noch unbestätigten Termin für heute oder morgen. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: In der Richtlinie erlaubt: Termine bestätigen |
| Ankunft erfassen | Funktion: Vermerkt im Wartebereich, dass der Kunde für den heutigen Termin angekommen ist. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Nur Zugriff auf das Menü |
| Nichterscheinen erfassen | Funktion: Markiert einen Termin für heute als nicht wahrgenommen, wenn dessen Uhrzeit bereits verstrichen ist. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Durch die Richtlinie freigegeben: Nichterscheinen erfassen |
| Termin stornieren | Funktion: Storniert einen Ihrer nächsten Termine. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Durch die Richtlinie freigegeben: Abwesenheit erfassen |
| Weitere KalenderoptionenAnstehende Termine, Warteliste, Räume und Ausstattung | |||
| Meine nächsten Termine | Funktion: Die nächsten Termine in Ihrem Kalender. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Nur Zugriff auf das Menü |
| Warteliste | Funktion: Kunden, die auf einen Termin bei Ihnen warten. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Nur Zugriff auf das Menü |
| Räume und Ausstattung | Funktion: Zeigt an, ob ein Raum oder Gerät verfügbar ist. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Nur Zugriff auf das Menü |
| Meine ArbeitszeitenAnsehen, sperren, Zusatzzeiten öffnen oder Abwesenheit erfassen | |||
| Meine Zeiten ansehen | Funktion: Ihre verfügbaren Terminzeiten an einem bestimmten Tag. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Nur Zugriff auf das Menü |
| Zeiten sperren | Funktion: Sperrt einen Zeitraum für neue Termine, ohne etwas abzusagen. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: In der Richtlinie erlaubt: Zeiten blockieren |
| Zusatzzeiten öffnen | Funktion: Öffnet einen zusätzlichen Zeitraum für neue Buchungen. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Durch die Richtlinie freigegeben: zusätzliche Arbeitszeit öffnen |
| Abwesenheit erfassen | Funktion: Storniert die Termine im Zeitraum und benachrichtigt die Kunden. | Typ: Änderung mit Bestätigung | Voraussetzung: Durch die Richtlinie freigegeben: Abwesenheit erfassen |
| FinanzenUmsatz, Verkäufe pro Mitarbeiter und Bestseller, nur mit den eigenen Verkäufen | |||
| Umsatz | Funktion: Wie viel heute, im Monat oder in einem von dir angegebenen Zeitraum (z. B. März) verkauft wurde. Es ist derselbe Wert wie im Verkaufs-Dashboard. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Nicht mehr als Zugriff auf das Menü: Der Mitarbeiter sieht nur die eigenen Verkäufe |
| Verkäufe nach Fachkraft | Funktion: Wie viel jede Fachkraft im Monat verkauft hat. Die Fachkraft sieht nur die eigenen Verkäufe. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Nicht mehr als Zugriff auf das Menü: Der Mitarbeiter sieht nur die eigenen Verkäufe |
| Meistverkauft | Funktion: Die Dienstleistungen und Produkte mit den höchsten Verkaufszahlen des Monats, übersichtlich in zwei kurzen Abschnitten. | Typ: Nur ansehen | Voraussetzung: Nicht mehr als Zugriff auf das Menü: Der Mitarbeiter sieht nur die eigenen Verkäufe |
Allgemeine Regeln
- Änderungen werden erst vorgenommen, wenn Sie auf „Bestätigen“ tippen. Ohne Bestätigung wird nichts geändert.
- Die Berechtigungen werden vom Server geprüft, sowohl beim Erstellen des Menüs als auch erneut beim Bestätigen.
- Die Stornierung von Terminen wird nur einmal angezeigt: für Personen mit entsprechender Berechtigung die Stornierung aller Termine des Unternehmens und für Fachkräfte die Stornierung ihrer eigenen Termine.
- Auf jedem Bildschirm gibt es die Option Beenden, mit der die Sitzung geschlossen wird. Die Sitzung endet auch automatisch nach einer Zeit ohne Nutzung. Mit einem neuen /gezap wird eine weitere Sitzung geöffnet.
- Außerhalb des Menüs kommuniziert die AI-Rezeptionistin nicht mit dem Team, es sei denn, die Person ist auch ein aktiver Kunde. In diesem Fall wird ihre Nachricht wie die jedes anderen Kunden bearbeitet. Kunden werden weiterhin wie gewohnt von der AI-Rezeptionistin betreut.
- Die Person muss mit verifizierter Telefonnummer registriert sein (Benutzer) oder im Verzeichnis aktiv sein (Mitarbeiter), und das Unternehmen muss das Menü in den Richtlinien des AI-Empfangs aktiviert haben.
- Die Gruppe „Finanzen“ wird Unternehmen angezeigt, die die kostenlose Finanzverwaltung unter „Funktionen“ aktiviert haben. Nutzer sehen sie, wenn sie mindestens eine der Finanzberechtigungen oder die Berechtigung für das Verkaufs-Dashboard besitzen. Jede Option wird nur Nutzern mit der entsprechenden Berechtigung angezeigt. Fachkräfte sehen in der Gruppe nur ihre eigenen Verkäufe, dafür ist keine Berechtigung erforderlich. Die Beträge richten sich nach der Währung des Unternehmens. Wird derselbe Zahlungseingang oder derselbe Abschluss zweimal bestätigt, wird nichts doppelt ausgeführt.
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